nicetec netinsight liefert Daten für die Leistungsverrechnung der BASF
Transparente Verrechnung für höchste Ansprüche
Aus einer Vielzahl von global verteilten Systemen alle IT- Verbrauchsdaten ermitteln, eine kostendeckende, transparente und verursachergerechte Verrechnung ermöglichen sowie die weitere Business-Planung der IT transparenter gestalten: Dies leistet die IT Finance Management-Plattform netinsight von nicetec für die BASF IT Services Holding GmbH, IT-Dienstleister der BASF-Gruppe, bereits seit 2005.
Jedoch entwickeln sich die Aufgabenfelder des IT-Dienstleisters kontinuierlich weiter, und damit auch die Anforderungen an die Leistungsverrechnung. Vor diesem Hintergrund wurde die Vertragsbasis für den Einsatz von netinsight auf eine Unternehmenslizenz umgestellt – verbunden mit dem Abschluss langfristiger Support- und Wartungsvereinbarungen. Die Anforderungen der BASF an ihre Information Services sind äußerst anspruchsvoll. Vor diesem Hintergrund eine verursachergerechte und kostendeckende Verrechnung und Budgetplanung mit größtmöglicher Transparenz für die Kunden zu schaffen, ist eine sehr anspruchsvolle Aufgabe. Der Angebotskatalog der BASF IT Services Holding GmbH umfasst eine Vielzahl verschiedener Services
Kollektoren sammeln Daten aus 60 Datenquellen
Die Leistungsverrechnung wird heute über nur noch ein zentrales SAP®-System abgewickelt. netinsight von nicetec bildet die wesentliche Basis der kompletten IT-Verrechnung für sämtliche Tochterfirmen und Abteilungen, denn SAP® selbst bietet keine Funktionen für das IT Finance Management und die IT- Leistungsverrechnung an.
Als ein sogenanntes PDC-System (Process Data Collection) übernimmt netinsight für das SAP®-System die Aufgabe, alle IT-Verbrauchsdaten aus den weltweit verteilten BASF- Tochterunternehmen – mit rund 90.000 Nutzern – zuverlässig einzusammeln, zuzuordnen und einer revisionssicheren Abrechnung zuzuführen. Die Kollektoren führen die geforderten Daten aus 60 Datenquellen zusammen und ordnen diese den Produktdefinitionen und Kunden zu. Eine wichtige Datenquelle für das PDC ist hierbei das User-Daten-Management-System mit Stamm- bzw. Personendaten.
Vor der Einführung von netinsight waren verschiedene Eigenentwicklungen aus diversen Einzelfirmen bzw. Abteilungen für die Erfassung und Verrechnung einzelner IT-Produkte im Einsatz. Die meisten dieser Lösungen waren historisch gewachsen, auf bestimmte Anforderungen zugeschnitten und somit wenig flexibel. Den Verantwortlichen war bereits frühzeitig klar, dass Produktdefinitionen für die IT-Leistungen sich nur schwer erstellen lassen, wenn diese in Abrechnungen isoliert nach Abteilungen und einzelnen Verrechnungslösungen betrachtet werden müssen. Für das Erstellen neuer, übergreifender Produktkataloge und die dazugehörige Bepreisung und Verrechnung bedarf es zwingend einer zentralen und integrierten Lösung.
Detaillierte Ausweisung aller Kosten
Wurden die IT-Leistungen in der Vergangenheit stärker pauschaliert, ermöglicht die Vorgehensweise mit netinsight wesentlich detailliertere Darstellungen und Abrechnungen.
Dazu gehören in erster Linie:
- Asset-bezogene Verrechnungen,
- E-Mail-Postfächer und
- Telefonie (Festnetz, Fax, Mobilfunk, Pool-Geräte für unterschiedliche Nutzer).
„Immer mehr Services werden detailliert und transparent dargestellt. Mit Einführung des PDC-Systems im Januar 2005 fielen monatlich circa 250.000 Abrechnungsdatensätze an; die Zahl stieg bis heute auf rund eine Million an“, erklärt Wolfgang Kaller, Leiter des Teams Corporate Systems & Portals.
Ein weiterer Benefit von netinsight: Die Lösung bietet Investitionsschutz und wächst mit den Anforderungen mit. Darüber hinaus verfügt die modular aufgebaute IT Finance Management-Plattform über Features, die den Anwendern mehr Übersichtlichkeit sowie eine bessere Darstellungsmöglichkeit eröffnet. „Hilfreich sind in diesem Zusammenhang auch die Modularität des netinsight-Systems und die Möglichkeit einer schnellen Implementierung von geänderten Abrechnungs- modalitäten“, erklärt Wolfgang Kaller.
Individuelle, bedarfsgerechte Darstellung aller Faktoren
„Ein besonders wichtiger Vorteil der Einbindung von netinsight besteht in der zusätzlichen Transparenz, die unsere Kunden gewonnen haben“, führt der Leiter des Teams Corporate Systems & Portals aus. „Die Daten aus dem PDC werden über das Kundenportal ‚Webinfo‘ sehr übersichtlich visualisiert. So können unsere Kunden jeweils am Monatsende sehen, welche Kosten angefallen sind und beispielsweise Soll-/Ist-Vergleiche anstellen.
Erfreulich für die IT-Experten der BASF: Die Kosten der Implementierung sind deutlich unterhalb des ursprünglich avisierten Budgets geblieben. Vor dem Hintergrund der stetig wachsenden Ansprüche haben sich die BASF IT Services Holding GmbH und nicetec 2010 über die Inhalte der weiteren langfristig angelegten Zusammenarbeit verständigt. Ein Kernpunkt besteht darin, die Einzellizenzen der netinsight Plattform durch eine übergreifende, pauschale Firmenlizenz zu ersetzen. Dadurch sind Erweiterungen auf neue Anwender in der BASF-Gruppe auf lange Sicht deutlich günstiger zu realisieren.
Der zweite Kernpunkt betrifft die Support- und Wartungs- vereinbarungen. Künftig soll nicetec neben der netinsight Lösung auch das zu dieser Plattform gehörige Entwicklungs-Werkzeug kontinuierlich aktualisieren.
Management Summary
Die Aufgabenfelder der BASF IT Services GmbH und damit auch die Anforderungen an die Leistungsverrechnung entwickeln sich ständig weiter. Diese wird heute nur noch über ein zentrales SAP®-System abgewickelt. netinsight von nicetec bildet die Basis der kompletten IT-Verrechnung für sämtliche Tochterfirmen und Abteilungen, denn SAP® selbst bietet keine Funktionen für das IT- Finance-Management und die IT-Leistungs- verrechnung an.
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