„Die Chemie stimmt…“:
Bayer Business Services setzt netinsight-Lösung von nicetec ein
IT Controlling-Plattform netinsight führt Leistungsdaten zusammen
Bayer Business Services ist eine rund 6.500 Mitarbeiter zählende interne Servicegesellschaft des Bayer-Konzerns mit den Kernkompetenzen IT-Infrastruktur und Anwendungen, Einkauf und Logistik, Personal- und Managementdienste sowie Finanz- und Rechnungswesen. Die Umsätze mit den Gesellschaften des Bayer-Konzerns belaufen sich auf rund eine Milliarde Euro jährlich. Rund ein Drittel des Umsatzes wird mit Dienstleistungen generiert, die nicht im SAP®-Standard abgebildet werden können. Daher ist für ihre Abrechnung über SAP® eine Informations- zulieferung aus vorgelagerten Systemen erforderlich, für die Bayer Business Services die IT Controlling-Plattform netinsight von nicetec implementiert hat. Resultat: Weniger Vorsysteme und damit eine höhere Effizienz und Transparenz.
„Ein erheblicher Teil unserer Services besteht nach wie vor aus klassischen IT-Leistungen. Das betrifft insbesondere Serverbertrieb, Arbeitsplatzrechner, Netzwerke und die Telefonie“, stellt Dr. Michael Eibl aus der Abteilung „Organisation und Information“ das Portfolio vor. „Daneben bieten wir aber auch Integrierte Services für Personal, Einkauf, Logistik und Finanzen sowie individuelle Leistungen wie Recht und Patente, Fortbildung und Informationsdienstleistungen.“
Kontrolle und Abrechnung
Die Kontrolle und Abrechnung der eigenen Leistungen für die rund 300 Gesellschaften des Konzerns in aller Welt ist eine komplexe Aufgabe. Verschiedenste Applikationen mussten früher dafür mit hohem Aufwand betrieben und die Daten aus diesen Systemen zusammengeführt werden.
Mehr Wirtschaftlichkeit und Effizienz für die Leistungsabrechnung
Mehr Wirtschaftlichkeit und Effizienz zu erreichen, lautete daher die wesentliche Zielsetzung für die neue Abrechnungs-Systematik. Diese Anforderung ging zeitlich mit der geplanten Ablösung des Mainframe-Servers einher. So wurde der Hardware-Austausch gemeinsam mit der Implementierung einer neuen Systematik für die Leistungsabrechnung verbunden. „Aufwände und Leistungen zu erfassen, von denen die SAP®-Systeme im Unternehmen nichts wissen“, umreißt Michael Eibl die Ausgangslage.
Nachvollziehbarkeit der Abrechnungen
Die Nachvollziehbarkeit der Abrechnungen zu verbessern, war ein wesentliches Ziel – denn wegen der enormen Menge und Komplexität der einfließenden Daten stellt die Transparenz eine wesentliche Anforderung dar. „Wir haben beispielsweise einige Millionen Telefonate jeden Monat abzurechnen“, schildert Eibl. „Dabei sind einerseits die Datenschutz-Bestimmungen einzuhalten, andererseits bei Nachfragen die jeweiligen Einzelverbindungsnachweise vorzulegen.
Eine neue zentrale Plattform wurde gesucht, die die Prozesse durch weitgehende Ablösung von bisher nötigen Vorsystemen vereinfacht und alle Verbrauchsdaten zusammenführt. Wichtig war, dass die Lösung über eine breite Anzahl von Standard-Schnittstellen und Datenkollektoren verfügte. Die automatisierte Übernahme und Verarbeitung der Verbrauchsdaten aus der Infrastruktur heraus sollte die komplette Prozessabbildung ermöglichen.
Hier schließt sich die automatische Abrechnung und Buchung in SAP® bis zum Reporting an. Einheitlichkeit und Durchgängigkeit im Abrechnungsprozess über die miteinander vergleichbaren Leistungsarten hinweg und die Reduzierung der Handling-Aufwände waren weitere wichtige Anforderungen an die neue Lösung.
Eine Empfehlung in einem brancheninternen Erfahrungs-austausch führte Bayer Business Services zur nicetec GmbH. „Zu Beginn der Zusammenarbeit mit nicetec erstellten wir gemeinsam eine Vorstudie, die den Bedarf und mögliche Lösungswege skizzierte. Dafür wurden die einzelnen Abteilungen von Bayer Business Services intensiv ‚unter die Lupe genommen‘. Hilfreich war auch, dass wir uns die Lösung von nicetec live im Betrieb anschauen konnten – die Ergebnisse waren sehr ermutigend“, fasst Michael Eibl zusammen.
Der Einsatz von netinsight
Die Plattform netinsight automatisiert jetzt für Bayer Business Services die Erfassung, Zuordnung und Abrechnung der Leistungen aus unterschiedlichen Vorsystemen. Ihre Konzeption ermöglicht es, die Plattform selbst zu erweitern und neue Prozesse zu integrieren – in vielen Fällen, ohne dafür Software-Entwickler zu benötigen.
Ein wesentlicher Vorteil der neuen Plattform liegt in der verbesserten Integration der Abläufe von der Bestellung einer IT-Leistung bis zu ihrer Abrechnung, insbesondere bei klassischen IT-Infrastruktur-Leistungen: Die Kunden können über ein spezielles Portal Leistungen unter Angabe der jeweiligen Kostenstelle anfordern. Die Beschaffung ist damit unbürokratisch auf den Weg gebracht, und das UDC erstellt automatisch dafür die Abrechnung.
Aufgrund der universellen Struktur der Lösung eignet sich die Plattform auch für die Verrechnung anderer Leistungen abseits der IT. Da auch andere Servicegesellschaften den Bedarf haben, ihre Leistungen für den Konzern abzurechnen, bietet Bayer Business Services die Nutzung der UDC-Plattform für sie auch als Managed Service an. Ein großer Mandant ist beispielsweise die Currenta GmbH & Co. OHG.
Sowohl für Bayer Business Services als auch für nicetec stellte das Projekt aufgrund der Größenordnungen eine Herausforderung dar. Nicetec-Geschäftsführer Ralf Meyer: „Netinsight hat sich bereits in verschiedensten Einsatzszenarien in Unternehmen unterschiedlichster Größen und Branchen aufgrund seiner modularen Struktur und hohen Flexibilität bestens bewährt. Die Anpassung auf die sehr individuellen Anforderungen war bei Bayer Business Services durch die sehr enge Zusammenarbeit mit den Experten im eigenen Hause gut zu leisten.“
Projektleiter Michael Eibl bestätigt: „Alle Beteiligten haben sich sehr engagiert und flexibel gezeigt. Rechtzeitig zum ‚Abschalten‘ des Mainframes waren die erforderlichen Maßnahmen realisiert und nur sechs Monate nach Projektbeginn wurden die ersten Leistungsarten produktiv über die UDC-Plattform abgerechnet. Das Resultat ist ein wesentlich höherer Automationsgrad der Prozesse und damit einhergehend eine deutlich effizientere Erfassung und Abrechnung der Leistungen von Bayer Business Services.
Management Summary
Bayer Business Services, die interne Servicegesellschaft des Bayer-Konzerns, generiertrund ein Drittel Ihres Umsatzes von 1 Mrd. EUR p.a. mit Dienstleistungen, die nicht im SAP®-Standard abgebildet werden können. Um die Abrechnung hierfür über SAP® durchführen zu können, hat die Bayer Business Services die IT-Finance-Management-Plattform netinsight von nicetec als zentrales Vorsystem implementiert. Resultat: geringere Kosten, höhere Effizienz und Transparenz.
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