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Im Einsatz für IZLBW: IT-Controlling-Plattform nicetec netinsight

Worauf „zählen“ Verwaltungen bei IT-Kalkulationen?

Nicht nur in der Privatwirtschaft, sondern auch in der öffentlichen Verwaltung ist weitestgehende Transparenz für die Zuordnung und Verrechnung von IT-Leistungen gefordert, denn auch in Landes- und Bundesbehörden wächst die Komplexität der Aufgaben in den Controlling-Prozessen zunehmend. Parallel entwickeln sich die IT-Services selbst weiter; sie werden ständig an neue Kundenanforderungen angepasst. Für das Controlling wie auch für die Kalkulation von IT-Services spielen die wechselseitigen Beziehungen einer Vielzahl von Kosten-/Leistungsarten, Kostenstellen und Leistungsempfängern eine wichtige Rolle.

Zentrale Aufgabe ist, diese Strukturen und Beziehungen innerhalb der IT-Leistungen kostenseitig transparent, nachvollziehbar und revisionssicher darzustellen. Welchen Beitrag die IT Controlling-Plattform netinsight dabei in der Verwaltung erbringen kann, zeigt das Praxisbeispiel des Informatikzentrums der Landesverwaltung Baden-Württemberg (IZLBW).

Ausgeprägte Ansprüche an Mensch und „Maschine“

An Flexibilität und Transparenz bei der Planung, Kalkulation und Kontrolle der IT-Leistungen fehlt es beim IZLBW nicht. netinsight schafft hier besonders klare „Einsichten“. Als erste deutsche Landesbehörde nutzen die IT-Experten, die Services in der Informations- und Kommunikationstechnik für verschiedenste Dienststellen im drittgrößten Flächenstaat Deutschlands erbringen, die modular aufgebaute Software.

Hohe Komplexität und eine Vielzahl von strategisch wichtigen Aufgaben – so stellt sich die IT-Infrastruktur dar, die das IZLBW zu managen hat. Rund 370 Angestellte am Standort Stuttgart müssen ständig den sicheren Informationsfluss zwischen den Verwaltungsstellen gewährleisten. Vom Betrieb des Rechen- zentrums für die Landesverwaltung über Netzwerkmanagement, Softwareentwicklung, Betreuung von Fachverfahren und Büro- kommunikation, bestehend aus vielen einzelnen Komponenten, bis hin zur IT-Beschaffung und -Beratung reicht das anspruchsvolle Spektrum.

Standardlösung nicht mehr ausreichend

Um den steigenden Anforderungen und der wachsenden Komplexität bei der Serviceerbringung Herr zu werden, wurde 2008 die Beschaffung einer IT-Controlling-Lösung ausgeschrieben. Andreas Schäfer, Bereichsleiter Controlling des IZLBW, erklärt: „Für die Erfassung der IT-Kosten und die Zuordnung zu den entsprechenden Kostenstellen haben wir bisher hauptsächlich mit SAP gearbeitet.

Auch die Finanzbuchhaltung, als wesentliche Datengrundlage für das Controlling, erfolgt mit SAP. Darüber hinaus werden Mengendaten für die Leistungsverrechnung auch über zahlreiche Excel-Tabellen erfasst und verarbeitet. Mit der Zeit erwies sich die Standardlösung von SAP® als nicht mehr ausreichend für die gestellten Anforderungen.“

Mehr Transparenz bei den IT-Kosten und vor allem mehr Flexibilität bei der Planung und Kalkulation von IT-Leistungen zu schaffen, lautete entsprechend die Zielsetzung für die Ausschreibung der benötigten Lösung. Die Entscheidung fiel auf die Plattform netinsight von nicetec.

Hohe Flexibilität

„Besonders hervorzuheben“, so Schäfer, „ist die große Flexibilität der Firma nicetec bei der Einführung und Nutzung von netinsight im IZLBW. Auf kundenspezifische Anforderungen und Wünsche wird stets schnell und flexibel reagiert. netinsight bildet eine wichtige Grundlage für die Jahresplanung und das Reporting.“

Auswirkungen von theoretischen Abweichungen im Kalkulationsmodell lassen sich durch sogenannte Was-wäre-wenn-Szenarien untersuchen, in diesen können z.B. Veränderungen in der Kostenlandschaft bestimmter IT-Services bei Durchführung von neuen Projekten unter Nutzung von Skaleneffekten betrachtet werden. In diesem Zusammenhang kommt der Revisionssicherheit eine ganz besondere Bedeutung zu. Mit netinsight ist durch eine automatische Datenhistorisierung gewährleistet, dass bei Simulation verschiedener Planvarianten stets alle Echtdaten unverändert im System erhalten bleiben.

Eine Plattform geht in die „Tiefe“

Sämtliche Kalkulations- und Controlling-Ergebnisse stehen den verantwortlichen Mitarbeitern des IZLBW über die integrierte Business-Intelligence-Plattform zentral zur Verfügung. Mit diesem Ad-hoc-Reporting-System lassen sich Daten und Berichte webgestützt und „auf Knopfdruck“ abrufen. So schafft die Plattform für alle Verantwortlichen größtmögliche Transparenz über IT-Leistungen und -Kosten.

IT-Preise nachvollziehbar kalkulieren und die Kosten verursachergerecht zuweisen zu können, ist für Bereichsleiter Andreas Schäfer eine Hauptgrundlage für eine gesicherte Planung. Dafür ist die IT-Controlling-Plattform netinsight von nicetec mit ihrem modularen Aufbau seiner Meinung nach ein sehr gut geeignetes Werkzeug.

Management Summary

IZLBW -  IT-Controlling-Plattform nicetec netinsight
Informatikzentrum Landesverwaltung Baden-Württemberg (IZLBW) Logo


Das Informatikzentrum der Landesverwaltung Baden-Württemberg (IZLBW) ist der Dienst- leister für moderne Informations- und Kommunikationstechnik in der Baden-Württembergischen Landesverwaltung. Das IZLBW nutzt als erste Landesbehörde netinsight von nicetec mit dem Ziel, mehr Transparenz bei den IT-Kosten und mehr Flexibilität bei der Planung und Kalkulation von IT-Leistungen zu schaffen.

Laden Sie jetzt die IZLBW Case Study als PDF (323 kb) herunter.