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nicetec netinsight – im Einsatz bei der VTB Bank AG, Frankfurt

Verbesserte Datenqualität, mehr Planbarkeit: Fundiertes IT-Controlling überwindet die „Systemgrenzen“

Selbst entwickelte Lösungen für die Planung und Erfassung von IT-Services sowie für die Berechnung und Zuordnung der entstehenden Kosten sind in vielen Unternehmen historisch gewachsen und auf die spezifischen Bedürfnisse individuell zugeschnitten.

Allerdings haben solche Lösungen oft auch eins gemeinsam: sie können im Zuge steigender Komplexität und sich verändernder Anforderungen aus dem Business nicht schnell, flexibel und mit vertretbarem Aufwand angepasst werden, zumal verschiedene Tools als Datenquellen miteinander integriert werden müssen. Das scheitert mitunter schon an fehlenden Schnittstellen. Hier ist zunächst eine „Entflechtung“ der Daten erforderlich, um die Nachvollziehbarkeit der Berechnungen und Zuordnungen zu optimieren. So gewinnt die IT eine verlässliche Datenbasis, die alle erforderlichen Faktoren „auf den Schirm“ bringt und ein umfassendes IT-Controlling ermöglicht.

An aktuellen und künftigen Anforderungen orientiert

Zuverlässige Planbarkeit der IT-Leistungen ist heute für viele Unternehmen ein Aspekt, von dem das Kerngeschäft direkt abhängt, insbesondere im Finanzsektor. Die VTB Bank (Deutschland) AG – vormals Ost-West-Handelsbank AG – hat mit nicetec erfolgreich eine neue IT-Controlling-Lösung implementiert, die den Planungs- und Budgetierungsprozess für alle IT-Services nachvollziehbar unterstützt, denn aktuelle und künftige Anforderungen an die IT müssen im Detail bekannt sein, um in Ausstattung und Performance jederzeit einen optimalen Service für das Kerngeschäft bieten zu können.

Seit mehr als 35 Jahren steht die VTB Bank in Frankfurt Unternehmen und Banken als kompetenter und zuverlässiger Partner bei der Abwicklung von Geschäften in Russland und den anderen Staaten der GUS beratend zur Seite. Sie gehört zu den führenden Finanzinstituten in der Beratung und Abwicklung von deutsch-russischen Handelsbeziehungen und verfügt heute über ein kontinuierlich gewachsenes Netz von mehr als 450 Korrespondenzbanken allein in Russland und der GUS, welches die Zahlungen selbst in entfernte Gebiete der GUS ermöglicht.

Erstellung von Reports früher sehr schwierig

Aufgrund der wachsenden Komplexität gestalteten sich Aufnahme, Kontrolle und Analyse der IT-Kosten mit den vorhandenen Ressourcen immer aufwendiger. Für die Erfassung und Kategorisierung von Kosten und Leistungen war vormals bei der VTB Bank eine eigens entwickelte Budget-Datenbank im Einsatz. Insbesondere das Vertragsmanagement sowie die manuelle Pflege und Verarbeitung der Daten für die Erstellung von Reports gestalteten sich bei dieser Lösung jedoch als sehr schwierig.

netinsight für mehr IT-Transparenz

Die Vorgabe lautete also: noch mehr Transparenz über die IT-Leistungen und -Kosten zu gewinnen sowie mittelfristige Planungen erheblich zu erleichtern. Hierbei bildet das IT- Financial-Controlling-Modul der Controlling-Plattform netinsight von nicetec das neue Herzstück. Heiko Unverzagt, Leiter Information Technology bei der VTB Bank: „Wichtiges Auswahl- kriterium für unser neues IT-Controlling-System war neben der funktionalen Abdeckung aller relevanten Anforderungen und den Kosten auch die einfache Bedienung.“

Vereinfachte Erstellung von Rechnungen und Planungen

Für die Zuordnung der Kostenarten, Rechnungsbearbeitung, jährliche Budgetierung und Mittelfristplanung, Berichtswesen sowie Vertragswesen fand die VTB Bank so 2006 im Anbieter nicetec aus Bissendorf den passenden Partner für die Bereitstellung und Implementation des neuen Systems. „Ein ganz besonderer Pluspunkt von netinsight ist für uns, dass über die Pflege der Verträge auch die Erstellung von Rechnungen sowie die Planungen für uns erheblich vereinfacht wurden“, erklärt Unverzagt.

Bestehende Systeme perfekt integriert

Natürlich sind spezielle Anforderungen der VTB-IT-Abteilung in die Integration der Systeme mit netinsight eingeflossen. Über die zentrale Datenbank ist die Plattform auch mit dem Business-Intelligence-Tool „Oracle Discoverer“ verbunden, mit dem die IT-Abteilung der VTB Bank ihre Reports selbstständig erstellen kann. Im ersten Schritt wurde ein neues IT-Kostenartenschema definiert, in dem alle IT-Kosten entsprechend zugeordnet wurden – Wartungs-, Investitions-, Infrastruktur-, Kommunikations-, Verbrauchs- sowie Projektkosten werden nun nach Software, Hardware und externen Dienstleistungen unterschieden. Alle IT-Produkte wurden anschließend mit einem entsprechenden Kostenartenkennzeichen versehen, wodurch eine detaillierte Kostenartenanalyse möglich wurde.

Dienstleister und Kunde in enger Kooperation

Für Ralf Meyer, Geschäftsführer von nicetec, ist die enge Kooperation mit dem Kunden bei allen Schritten der Einführung einer neuen Plattform selbstverständlich: „Wir legen großen Wert darauf, IT-Projekte mit unseren Kunden zusammen weiterzuentwickeln.“
Wenngleich diese Maxime selbstverständlich klingt – im Projekt von nicetec und VTB Bank hat sie sehr gut funktioniert, wie auch Heiko Unverzagt bestätigt. Er lobt die hohe Flexibilität des Herstellers und Dienstleisters nicetec, der mit kurzen Wegen und schnellen Reaktionszeiten dafür sorgte, dass auftretende Probleme umgehend behoben wurden: „Entsprechend wenig Zeit erforderte die Einführungsphase insgesamt, und der Live-Betrieb war mit voller Funktionalität praktisch immer gewährleistet. Von anderen Lieferanten sind wir das so nicht gewohnt.“

Mit Updates immer auf dem neuesten Stand

Alle Verbesserungsvorschläge und zusätzlichen Anforderungen der VTB Bank wurden von nicetec umgehend umgesetzt. „Dass wir als Kunde bei der Implementation einen aktiven Part übernehmen konnten, war uns sehr wichtig. So haben wir unser Projekt mit nicetec gemeinsam weiterentwickelt und optimiert“, lautet das Fazit von Heiko Unverzagt.

Mehr Effizienz durch „Automatisierung“

Einen deutlichen Effizienzgewinn erzielte die IT-Organisation durch die erheblich vereinfachte automatisierte Erstellung von Rechnungen und durch nahtlose Einbeziehung des Vertragsmanagements. Weil die Daten nicht mehr manuell eingepflegt werden, spart die IT-Abteilung nicht nur Zeit und Manpower, sondern auch Geld. Auch die Datenqualität wurde merklich verbessert und mögliche Fehlerquellen im Projekt weitestgehend eliminiert.
So besteht neben der erhöhten Transparenz über die IT-Leistungen und -Kosten ein besonderer Vorteil in der nun erheblich verbesserten Planbarkeit, die zuvor in diesem Maß nicht gegeben war.

Optimierungspotenziale weiter ermitteln

Das Einfließen der Erfahrungen aus Sicht der Anwender endete nicht mit der Einführung und Implementierung der Lösung. Die VTB Bank und nicetec sind weiterhin im Austausch, um aus der Praxis heraus neue Optimierungspotenziale zu ermitteln. Außerdem sollen weitere Funktionen von netinsight auch bei der VTB Bank Anwendung finden. So setzt IT-Manager Unverzagt mit seiner Abteilung interne Prozesse neu auf, um auch die Kostenstellenrechnung künftig via netinsight zu realisieren. Die Möglichkeiten von netinsight sind damit noch lange nicht erschöpft. Optimierungspotenziale weiter ermitteln Das Einfließen der Erfahrungen aus Sicht der Anwender endete nicht mit der Einführung und Implementierung der Lösung. Die VTB Bank und nicetec sind weiterhin im Austausch, um aus der Praxis heraus neue Optimierungspotenziale zu ermitteln. Außerdem sollen weitere Funktionen von netinsight auch bei der VTB Bank Anwendung finden. So setzt IT-Manager Unverzagt mit seiner Abteilung interne Prozesse neu auf, um auch die Kostenstellenrehnung künftig via netinsight zu realisieren. Die Möglichkeiten von netinsight sind damit noch lange nicht erschöpft.

 

Management Summary

Referenzen - nicetec netinsight – im Einsatz bei der VTB Bank AG, Frankfurt - VTB Bank AG Case Study
VTB Bank Deutschland AG Logo


Die VTB Bank Deutschland AG hat netinsight von nicetec als neue IT-Finance Management-Lösung implementiert, um den Planungs- und Budgetierungsprozess für Ihre gesamten IT-Services über nur eine Lösung durchführen zu können. Eine wesentliche Vorgabe im Projekt war, noch mehr Transparenz über die IT-Leistungen und -Kosten zu gewinnen, sowie mittelfristige Planungen erheblich zu erleichtern. Lesen Sie in dieser Case Study, welche Herausforderungen gelöst und welche Ziele im Projekt erreicht worden sind.

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