nicetec insighTPro - Hannover Rück automatisiert konzerninterne Dienstleistungsverrechnung
Effizientes Transfer Pricing entlastet Steuerabteilung
Naturkatstrophen nehmen weltweit zu - entsprechend auch die damit verbundenen Schäden. Laut Angaben der Vereinten Nationen lagen die globalen Kosten für die Folgen von Hurrikans, Feuersbrünsten, Erdbeben, Überschwemmungen & Co. zwischen 1997 und 2017 bei 2,9 Billionen Dollar.
Vor diesem Hintergrund gewinnen Rückversicherer zunehmend an Bedeutung. Sie decken die Risiken von Erstversicherern ab und sorgen so dafür, dass Gesellschaften bei punktuellen, besonders hohen Schäden nicht ins Schlingern geraten.
Irgendwie anders und erfolgreich
Als einer der größten Rückversicherer der Welt ist die Hannover Rück in diesem Geschäft ein erfahrener Player. Ein wichtiges Erfolgsgeheimnis der Hannover Rück verrät der Firmenslogan: Der Claim "somewhat different" steht vor allem für den schnellen, flexiblen und undogmatischen Geschäftsansatz.
Er ermöglichte dem niedersächsischen Finanzdienstleister, sich seit seiner Gründung als Aktiengesellschaft für Transport- und Rückversicherung im Jahre 1966 zu einem gut diversifizierten, weltweit tätigen und hochprofitablen Rückversicherer zu entwickeln.
Als multinationales Unternehmen muss der Konzern nicht nur deutsches Steuerrecht, sondern auch lokale ausländische steuerliche Regelungen sowie internationale Vorgaben wie die Richtlinien der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) berücksichtigen: Für eine OECD-konforme Konzernverrechnung müssen nicht nur leistungsabhängige Aufwendungen wie Arbeitszeiten und Reisekosten ermittelt und zugeordnet werden.
Auch Fixkosten, wie z. B. Lizenzgebühren, Miete oder Abschreibungen können in die Umlage einfließen. Die dafür erforderlichen Daten aus den einzelnen Quellsystemen manuell zusammenzuführen, zu konsolidieren und sachgerecht auf die einzelnen Konzerngesellschaften zu verteilen, ist immens aufwendig und wenig effizient.
Hoher Arbeitsaufwand durch manuelle Prozesse
Während Abrechnungsergebnisse als Rechnung ohnehin im Rahmen der Rechnungslegung gespeichert werden müssen, trifft das für die Berechnungsgrundlagen nicht automatisch zu. Gibt es hierzu dann später interne oder externe Rückfragen zu einzelnen Details, ist eine Beantwortung teilweise aufwendig.
Vor diesem Hintergrund entschied sich die Hannover Rück, ihre Dienstleistungsverrechnung zu modernisieren. Ziel war es, eine zentrale Datenhaltung mit standardisierten und automatisierten Abrechnungsprozessen aufzubauen sowie die manuelle Datenverarbeitung soweit wie sinnvoll möglich zu reduzieren.
Die Anforderungen des Rückversicherers an eine entsprechende Softwarelösung waren hoch. Den Zuschlag erhielt die Lösung insighTPro von nicetec: diese Software führt relevante Daten rund um konzerninterne Dienstleistungsverrechnungen systemgestützt zusammen und schafft die Basis für eine effiziente und anwenderfreundliche Kostenumlage.
Effiziente Projektphase
Der Startschuss zur insighTPro-Implementierung fiel Anfang 2018. Sowohl während der fachlichen Detailkonzeption als auch im Rahmen der Umsetzungsphase stellte sich heraus, dass die konzeptionelle und prozessuale Neuausrichtung der konzernweiten Dienstleistungsverrechnung zusätzliche Anforderungen mit sich brachte, die "out of the box" nicht verfügbar waren. nicetec war hier ein kompetenter Partner, der die Standardsoftware an den wesentlichen Stellen flexibel angepasst hat.
Zusätzliche Herausforderungen ergaben sich aus der automatischen Datenversorgung. Zum einen stammen die Abrechnungsinformationen aus einer Vielzahl verschiedener Quellsysteme, zum anderen mussten für heterogene und manuelle Datenverarbeitungen Lösungen gefunden werden. Hier konnte nicetec kurzfristig eine überzeugende Übergangslösung für die Anbindung von Quellsystemen bereitstellen. Neben automatisierten Schnittstellen ist auch die Dateneinspielung auf Basis etablierter Datenzulieferungen über manuelle Uploads weiterhin technisch möglich.
Während der gesamten Projektphase wurde die Expertise interner Mitarbeiter und externer Berater lösungsorientiert genutzt - insbesondere die agile Arbeitsweise war Grundlage für eine effiziente Zielerreichung. Außerdem hat nicetec den reibungslosen GoLive durch ihren unbürokratischen Support maßgeblich unterstützt, sodass insighTPro Anfang 2019 an den Start gehen konnte.
Etablierter Linienbetrieb
Heute ermöglicht die Software bei der Hannover Rück eine effiziente und transparente länderübergreifende Dienstleistungsverrechnung. Dazu werden alle relevanten Kostendaten automatisch aus dem SAP-System übernommen. Während eine laufende Leistungserbringung in der Regel über schlüsselbasierte Verteilungen an die internationalen Niederlassungen berechnet wird, ist eine Abrechnung von Einzelsachverhalten sowohl per manueller Eingabe als auch per Excel-Upload unkompliziert möglich.
Einzelne Rechnungspositionen werden systemseitig zusammengeführt, in ein PDF-Dokument geschrieben und per Mail automatisch an den Rechnungsempfänger verschickt. Die Erzeugung einer Buchung für Ausgangsrechnungen im SAP-System erfolgt ebenfalls vollautomatisch. Das macht die konzernweite Serviceverrechnung nicht nur transparenter, sondern beschleunigt sie trotz steigender Anzahl an Verrechnungssachverhalten auch.
Neben der effizienten Intercompany Verrechnung bildet der Rückversicherer auch seine interne Projektkostenabrechnung über die nicetec-Lösung ab. Zu dieser Abrechnung findet ebenfalls eine identische Dokumentation und Information statt - mit dem formalen Unterschied, dass keine Rechnungen an internationale Standorte, sondern interne Abrechnungsdokumente erstellt bzw. bereitgestellt werden.
Maximale Transparenz
Auch die internationalen Standorte profitieren direkt von der erhöhten Transparenz. Standardisierte Rechnungsdokumente und ein zentralisierter Prozess erhöhen Verständnis und Nachvollziehbarkeit sowohl für die Rechnungsinhalte im Detail als auch für die Managementperspektive im Sinne einer Gesamtsicht. Außerdem können zugehörige Dokumente von lokalen Ansprechpartnern jederzeit selbständig über das webbasierte Self Service Portal von insighTPro abgerufen werden, sodass die Notwendigkeit individueller Dateiablagen obsolet wird.
Derselbe webbasierte Zugang ermöglicht zudem allen Serviceprovidern, verrechnungsrelevante Informationen einfach und in einheitlicher Form zuzuliefern. Dadurch sind sämtliche Berechnungsgrundlagen und Buchungen zentral und vollständig nachvollziehbar. Entsprechend können interne und externe Rückfragen jederzeit zuverlässig, schnell und fundiert beantwortet werden.
Management Summary
Die Hannover Rück ist mit einem Prämienvolumen von über 22 Milliarden EUR der drittgrößte Rückversicherer der Welt. Sie betreibt alle Sparten der Schaden- und Personen-Rückversicherung und ist mit rund 3.200 Mitarbeitern auf allen Kontinenten vertreten. Gegründet 1966, umfasst der Hannover Rück-Konzern heute mehr als 100 Tochtergesellschaften, Niederlassungen und Repräsentanzen weltweit.
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