nicetec netinsight - transparentes IT Finance Management bei der ikb Data, Düsseldorf
Zunehmender Markterfolg erforderte professionelle und prüfsichere Verfahren
Die ikb Data GmbH in Düsseldorf gehört zu den führenden deutschen Dienstleistungsunternehmen im Bereich IT-Infrastruktur und Datensicherheit. Im Jahr 2004 als Shared Service Center der IKB Deutsche Industriebank AG gegründet, hat sich ikb Data in den Folgejahren als feste Größe im Bereich Outsourcing und Konsolidierung der IT-Infrastruktur etabliert.
Von den langjährigen Erfahrungen beim Umgang mit den sensiblen Daten einer Bank profitieren mittlerweile auch Kunden aus anderen Branchen: Unternehmen aus ganz Europa, die Wert auf eine sichere Verarbeitung ihrer eigenen Daten und denen ihrer Kunden legen. Mehr als ein Viertel des Umsatzes werden inzwischen außerhalb der IKB-Gruppe erwirtschaftet - mit steigender Tendenz.
In der Vergangenheit nutzte der Dienstleister zur Planung, Kalkulation und Rekalkulation von Projekten eigenentwickelte Excel-Lösungen. "Aufgrund des zunehmenden Markterfolgs wurde es unumgänglich, diese wichtigen Prozesse auf ein professionelleres und prüfungssicheres Verfahren umzustellen", berichtet Kurt Huckriede, Prokurist und Financial Manager bei ikb Data. Da das Dienstleistungsunternehmen zu einem bestimmten Zeitpunk für seine beiden größten Bestandskunden neue Angebote kalkulieren und erstellen musste, ergab sich MItte 2013 ein konkreter Handlungsdruck.
Individuelle Anpassung und Erweiterung der Standardlösung
Um schnell eine Lösung zu finden, wurden die drei marktführenden Tools einer intensiven Prüfung unterzogen. "Unsere Entscheidung pro netinsight fiel aufgrund der hohen Flexibilität, der Stärken im Billing sowie aufgrund der Möglichkeiten, die die grafische Darstellung von Abhängigkeiten bietet", verrät Huckriede. Denn entscheidend sei die möglichst umfassende Abdeckung der individuellen Anforderungen des IT-Infrastrukturanbieters gewesen. Hauptziel war dabei die Einrichtung eines modular aufgebauten Produktkatalogs, für den die Preise der einzelnen Leistungen auf Basis eines mehrstufigen Kalkulationsverfahrens und der zugehörigen differenzierten Kostenträgerstruktur mit intelligenten Verteilregeln ermittelt werden sollten.
Weitere Aufgaben, die mit Hilfe von netinsight gelöst werden mussten, waren die Abbildung kundenindividueller Preise in verschiedenen Preislisten, die Erstellung von Angeboten auf Basis eines äußerst granular angelegten Produktkatalogs sowie eine nutzungsabhängige Leistungsverrechnung inkl. Rechnungserstellung mit kundenindividuellen Rechnungsanlagen. "Dazu kamen noch einige Sonderwünsche wie die Aufteilung der Produktpreise in die Teilkomponenten Hardware, Software und Dienstleistungen", beschreibt Nicole Haak, Projektleiterin bei der ikb Data, die Komplexität des Projekts. Ebenso die Einrichtung einer automatischen Schnittstelle zu SAP SD, über die eine Abbildung der in netinsight erstellten Rechnungen in SAP-Kundenaufträgen ermöglicht werden sollte - einschließlich der nachfolgenden Fakturierung und Übergabe an die Buchhaltung. Auch individuelle Anpassungen des Billing-Prozesses, z.B. an Konzernhierarchien, waren gefordert. Insgesamt sollten die zuvor sehr hochindividuellen Angebotsprozesse standardisiert und weitestgehend automatisiert werden.
"Rund 70 Prozent unserer Standardlösung kann Out-of-the-Box eingesetzt werden, die restlichen 30 Prozent werden individuell angepasst - entweder durch das Customizing der verschienenen Parameter oder durch das Eingehen auf spezielle Anforderungen", erläutert nicetec-Geschäftsführer Ralf Meyer. In diesem konkreten Fall war dieser Anteil eher etwas höher, da die gewünschte Aufteilung der Preisdaten in Kategorien ursprünglich nicht im Standard vorhanden war.
Für die ikb Data ist es jedoch sehr wichtig, zum Beispiel bei einer Preiskalkulation einer Leistung sehr genau den jeweiligen Anteil an Hardware, Software und Dienstleistung aufzuschlüsseln. "Auf diese Anforderungen hat nicetec sehr schnell reagiert und trotz des enormen Zeitdrucks die notwendigen Entwicklungskapazitäten bereitgestellt", freut sich Nicole Haak.
Modular aufgebaute Standardlösung wurde erweitert
Die modular aufgebaute IT Finance Management Lösung netinsight der nicetec GmbH, die mit über 220.000 Lizenzen in Deutschland zu den erfolgreichsten Standardplattformen für IT Controlling, IT Leistungsverrechnung und das Finanz-Management von IT-Dienstleistern und Unternehmen zählt, stellt für alle möglichen Szenarien die entsprechenden Komponenten zur Verfügung. Die Basis bildet das IT-Financial-Controlling-Modul (ITFM) als leistungsfähige Planungs- und Kalkulationslösung (Kosten-/Leistungsrechnung).
Nahtlos damit integriert sind weitere Elemente aus der IT-Leistungsverrechnung wie SLA-/Vertragsmanagement, Produktmanagement, Angebotsverwaltung, verursachergerecht erfasste Abnahmen von IT-Leistungen sowie die Ergebnisse der IT-Leistungsverrechnung in Form von Kosten und Erlösen. Dazu kommen verschiedene Kollektoren und Schnittstellen zur Integration beliebiger Datenquellen, Reportingtools und das Web-Portal für den Mitarbeiter-Selfservice.
"Sämtliche Funktiolnalitäten lassen sich in einer ganzheitlichen Plattform zentral abbilden, was eine erhebliche Komplexitöätsreduktion zur Folge hat", sagt Ralf Meyer. Durch die sehr granulare Produktstruktur bei der ikb Data und die Einführung der zusätzlichen Dimensionen sei allerdings alleine die schiere Datenmenge im Rahmen der Preis-Kalkulation eine Herausforderung gewesen: "Da entstehen in der Kostenverteilung große Mengen an Ergebnisbuchungen, was aber den Vorteil der detaillierten Nachvollziehbarkeit sämtlicher Werteflüsse mit sich bringt". Abstriche an der Performance gebe es dadurch trotzdem nicht.
Den Beginn des Projekts markiert eine Kick-Off-Veranstaltung Ende August 2013, an der mehrere Geschäftsbereiche des IT-Dienstleisters beteiligt waren. Nach der Aufnahme des Ist-Zustandes und dem Vorschlag für ein Lösungskonzept entsprechender Zielvorstellungen des Auftraggebers begann die sukzessive Einrichtung von Kostenträgerstruktur, Verteilregeln und Produktkatalog. Anfang November 2013 kam dann die Implementierung der Kalkulationsergebnisse und Angebotserstellung hinzu. Danach fanden die Verfeinerung der Lösung und ein Benchmarking statt. Nachdem im ersten Quartal 2014 noch die Einrichtung der Leistungsverrechnung und der Faktura-Prozesse erfolgt worden war, konnte zum Geschäftsjahresbeginn am 1. April 2014 die Gesamtlösung in den Produktivstand gehen. Während der gesamten Implementierungszeit, für deren einzelne Abschnitte vorher eine Priorisierung stattgefunden hatte, wurden das Customizing, die Entwicklung der neuen Komponenten, die Schnittstellenanpassung, diverse Tests und die Inbetriebnahme der einzelnen Module sowie Updates realisiert.
Transparentes Verfahren in einer revisionssicheren Umgebung
Heute kann die ikb Data sehr viel einfacher und schneller transparente Leistungspakete für ihre Kunden zusammenstellen, die auf einer jederzeit nachvollziehbaren Kalkulation basieren. Dadurch hat der Vertrieb des IT-Dienstleisters auch ganz andere Grundlagen, um mit seinen Kunden über die Preise zu reden. Abweichungen zwischen dem ursprünglich vereinbarten Leistungsumfang und der Realität lassen sich nun ebenfalls kontinuierlich verfolgen und zum Beispiel für Nachverhandlungen nutzen. "Wir haben nun ein transparentes Verfahren in einer revisionssicheren Umgebung", beschreibt Prokurist Huckriede den größten Vorteil der Lösung. Durch die Standardisierung des gesamten Angebots- und Rechnungserstellungsprozesses, der nun trotz eines ehr differenzierten Verrechnungsmodells und großer Datenmengen stabil und automatisiert stattfindet, entfallen eine Reihe von manuellen Vorgängen und auch das Fehlerrisiko sinkt. "netinsight erfüllt heute alle unsere Anforderungen und wir sind mit dem Projektergebnis sehr zufrieden", unterstreicht Nicole Haak.
Im zehnten Jahr nach Gründung des Düsseldorfer Spezialisten für IT-Infrastruktur-Dienstleistungen seien nun alle Voraussetzungen für eine weitere Expansion unter dem Motto "ikb Data - Safe in Germany" mit einem breiten Produktspektrum in den Geschäftsfeldern Data Hosting, Data Cloud und Data Discovery gegeben.
Management Summary
Die ikb Data Gmbh gehört zu den führenden deutschen Dienstleistungsunternehmen im Bereich IT-Infrastruktur und Datensicherheit. In der Vergangenheit nutzte der Dienstleister zur Planung, Kalkulation und Rekalkulation von Projekten eigenentwickelte Excel-Lösungen. Aufgrund des zunehmendes Markterfolgs wurde es unumgänglich, diese wichtigen Prozesse auf ein professionelleres und prüfungssicheres Verfahren umzustellen.
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