IT-Controlling im Zeichen von Finanzkrise und wachsender Komplexität

Bissendorf, den 03.03.2009. "Die Wirtschafts- und Finanzkrise hat auch den Druck auf IT-Verantwortliche deutlich erhöht, die IT-Kosten verursacherbezogen und transparent darzustellen. Einerseits steht immer häufiger die Effizienz der internen IT-Dienstleister selbst auf dem Prüfstand, andererseits können die genutzten Methoden für die Leistungszuordnung und -bepreisung der wachsenden Komplexität häufig kaum noch gerecht werden", erklärt Ralf Meyer, Geschäftsführer der Bissendorfer nicetec GmbH. Dabei betreffe diese Entwicklung IT-Cost Center ebenso wie Profit Center; interne IT-Abteilungen und externe Anbieter gleichermaßen.

Seiner Erfahrung nach sind IT-Service-Strukturen und Prozess-Landschaften über alle Branchen hinweg solchen Veränderungen unterworfen, dass auch IT-Controlling und -Leistungsverrechnung sich neuen Herausforderungen gegenüber sehen. "IT-Strukturen sind inzwischen fast in allen Unternehmen modular aufgebaut, und Services, die früher einfache technische Leistungsarten darstellten, haben sich zu mehrstufigen Leistungspaketen gewandelt. Diese sind darauf ausgerichtet, die Geschäftsprozesse durch komplexe IT-Produkte zu unterstützen, die mit Vereinbarungen zur Serviequalität, so genannten Service-Level-Agreements, unterlegt sind", so Meyer weiter.

Ralf Meyer, CEO von nicetec:"Der Druck auf IT-Verantwortliche,ihre Services transparent darzustellen, nimmt deutlich zu."

Lösungen zur Kalkulation und Verrechnung von IT-Leistungen, die in der Vergangenheit durchaus gut funktioniert haben, können in dieser geänderten Anforderungslage aufgrund der Notwendigkeit einer Integration von vielen dezentralen Datenquellen in den Prozess meist nicht mehr gerecht werden. Auch die Anforderungen an die Revisionssicherheit, Nachvollziehbarkeit und Analysierbarkeit der Ergebnisse sind so nur schwer zu erfüllen. Häufig müssen zur Kalkulation oder Verrechnung benötigte Daten aus unterschiedlichen Subsystemen noch aufwändig aufbereitet werden. Oft geschieht dieses manuell. In der Konsequenz fehlt es an einer automatisierten Verarbeitung und zentralen Bereitstellung aller relevanten Daten über Leistungen, Kosten, Verträge, Preise, Kostenstellenzuordnungen etc.

System-Abhängigkeit von einzelnen Personen birgt Risiken

Insbesondere firmenspezifische, maßgeschneiderte Tools können einen erheblichen manuellen Aufwand für die Eingabe, Pflege und Auswertung von Daten und der Lösung selbst erfordern. Der Geschäftsführer sieht ein Hauptproblem solcher Tools in der wenig integrierten Ermittlung essentieller Daten: "Vielfach ist das Reporting mit einem sehr hohen Aufwand verbunden! Das Aufbereiten der Daten zu aussagekräftigen Reports geschieht oft manuell. Hier entstehen Aufwände, Fehlerquellen und Kosten, die man eigentlich vermeiden könnte. Zudem werden die Nachvollziehbarkeit des Systems und seine Bedienung häufig immer personenabhängiger. Mitunter ist das "Expertenwissen" über die Prozesse so konzentriert, dass die Durchführung und der Erfolg an ganz spezielle Personen gebunden sind. Hierin liegt vor dem Hintergrund der Wichtigkeit des Themas ein erhebliches Risiko."Das nächste Problem besteht in der Unschärfe der Darstellung durch die oft fehlende Historisierung der Daten. Ohne einen schnellen und zeitnahen Zugriff beispielsweise auf die Entwicklung von Kosten und Leistungsabnahmen sind Soll-Ist-Vergleiche und Abweichungsanalysen kaum möglich. "Doch gerade solche Auswertungen werden heute immer häufiger vom Management angefordert", weiß Ralf Meyer. "Sie sind eine unerlässliche Basis für Reports, die dringend für Projektionen und Planungen benötigt werden. Nur mit der vollständigen Transparenz durch IT-Controlling und IT-Leistungsverrechnung ist dieser Dienstleister im Unternehmen in der Lage, seine Service-Angebote kostenoptimiert und strategisch weiter zu entwickeln." Und das ist angesichts der gegenwärtigen wirtschaftlichen Rahmenbedingungen mehr denn je gefordert.

Beziehungsgeflecht: Gerade bei komplexen Stückkostenermittlungen stoßen IT-Service-Übersichten der "Marke Eigenbau" schnell an Grenzen.

Mehr Datenqualität durch automatisierte Erfassung

Mit IT Controlling Plattformen wie netinsight lassen sich sämtliche Prozesse toolgestützt automatisieren, Daten zentralisiert zusammenführen und aussagekräftige Reports "auf Knopfdruck" realisieren. Meyer: "Moderne, intelligente Systeme für IT-Controlling lassen sich auf individuelle Anforderungen mindestens ebenso "maßschneidern" wie die in Eigenregie entwickelten Tools; durch ihren ganzheitlichen Ansatz minimieren sie jedoch den manuellen Bearbeitungsaufwand für Kalkulationen und Verrechnung ganz erheblich, so dass Ressourcen deutlich produktiver eingesetzt werden können. Der zweite wesentliche Effekt besteht in der Erhöhung der Datenqulität für die Planung und Budgetierung von IT Services."

Die vollständige Transparenz über die IT-Kosten und Leistungen versetzt ein Unternehmen in die Lage, die eigene Effizienz und Struktur der IT-Services objektiv zu bewerten. Nur auf dieser Grundlage, so Meyer weiter, lassen sich die Chancen und Risiken von möglichen Prozess-Outsourcings oder optimierten Inhouse-Lösungen zuverlässig abwiegen.

Kurzprofil nicetec

nicetec entwickelt und vermarktet innovative und technologieorientierte Softwarelösungen für IT Controlling, Leistungsverrechnung und Shared Service Center Management. Mit netinsight hat nicetec  eine integrierte Plattform für alle Aufgaben im Umfeld von IT-Controlling und IT-Leistungsverrechnung entwickelt. Sie umfasst die Module Contract Management, Financial Controlling, Analyse & Reporting, Activity Reporting sowie Rating & Billing.

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